Quieres conocer paso a paso cómo comprimir Word de forma eficaz y así poder enviar documentos o guardar más cantidad de los mismos en tu ordenador, solo tienes que seguir leyendo el artículo.
Índice
¿Cómo comprimir Word de forma eficaz para guardar documentos?
Microsoft Word es un programa que permite la elaboración y edición de documentos digitales en el ordenador, además de su edición cuando se desee.
En ocasiones, estos documentos tienen gran contenido de información, así como fotografías, gráficos o videos generando que el tamaño del archivo sea muy pesado y no se puede compartir por correo.
Este programa permite hacer todo tipo de documentos para empresas o particulares. Allí se puede elaborar: folletos, presentaciones, tarjetas, invitaciones, certificados, recibos, facturas, letreros, y muchos más.
A todos nos ha pasado en algún momento, querer enviar o compartir varios archivos de Word por correo y no poder hacerlo.
En 1990 fue creado el programa para comprimir estos tipos de documentos, WinZip, teniendo como función la reducción del tamaño de un archivo para que ocupe menos espacio en el disco duro del ordenador.
En la actualidad, los ordenadores traen incorporado un programa para comprimir directamente los documentos que se necesiten, pero también existen páginas web que cumplen con ese requisito. A continuación te explicaremos paso a paso cómo comprimir cualquier documento Word.
Comprimir y descomprimir documentos Word
Debemos tener en cuenta que comprimir un documento es disminuir su espacio en el disco duro del ordenador, a diferencia de descomprimir, que consiste en extraer un documento ubicado en la carpeta ZIP. En base a esto, debes cumplir los siguientes pasos para la opción que necesites.
Para comprimir, busca el archivo o documento. Luego, presiona sobre él, con el botón derecho del mouse, selecciona «Enviar a». Posteriormente, «Carpeta comprimida (Zip)», y ya tienes tu documento comprimido.
Por otro lado para descomprimirlo de nuevo, busca el archivo o documento comprimido, presiona sobre el mismo con el botón derecho del mouse. Luego busca y selecciona «Extraer todo», de esta forma tendrás de nuevo el archivo o carpeta en su estado natural.
Otras formas para reducir el peso de los archivos
Formato .doc y .docx
Antes de guardar cualquier documento, verifica la extensión con que lo estas guardando. La diferencia entre .doc y .docx, es que el primero ocupa mucho más espacio en el disco duro que el segundo.
Esta es una forma muy fácil de ir reduciendo el tamaño de los documentos antes de guardar, pero no solo se puede aplicar en Word, sino también en Excel y Powerpoint.
Si quieres cambiar la extensión de un documento .doc a .docx solo tienes que seguir los siguientes pasos: Abre el documento en Word, posteriormente dirígete a «Inicio» y «Guardar». Desplegar «Tipos», selecciona .docx, y está listo para ser guardado usando menos espacio en el disco duro del ordenador.
Información adicional
Solo tienes que ir a «Inicio», «Inspeccionar documento» seguidamente haz clic en «Inspeccionar», por ultimo «Quitar todo». Este procedimiento ayudara a eliminar toda la información extra que se encuentre en el documento.
File optimizer
Es un programa gratuito que te ayudara a optimizar el funcionamiento del ordenador, disminuyendo el peso de los archivos que desees.
¿Cómo disminuir el peso de las fotografías?
Hoy en día, existe un sin fin de programas que reducen el peso de las fotografías pero sacrifican su calidad. Siendo una de las cosas que más abarcan espacio en el disco duro.
Es recomendable utilizar la página web Compresror.io, la cual disminuye el peso de la imagen sin perder o dañar su calidad.
Fuentes embebidas, ¿Cómo quitarlas?
Las fuentes embebidas se encargan de introducir una lista de tipografía dentro del documento. Esto genera que la letra sea más grande cuando se lleva el documento a otro ordenador, dañando el trabajo que la persona realizó.
Para evitar este problema deberás cumplir con las siguientes recomendaciones. Los pasos para evitar que esto suceda son los siguientes: «Inicio», luego dirígete a «Opciones de Word», dirígete a «Guardar» y desmarca «Embeber fuentes en el archivo», tus documentos no se modificarán.
Cómo usar Microsoft 365 para empresas
Microsoft Office es el paquete de programas más conocidos, ya que en ellos se pueden elaborar todo tipo de trabajos, presentaciones, gráficos, cálculos, administrar datos e información de personas.
Pero esta empresa, hoy en día ofrece Microsoft 365, este paquete de programas mejorado, fue creado para ayudar en la interacción de las personas que trabajan en empresas a distancia y seguro.
El mismo ofrece servicios de chat, llamadas, reuniones online, colaboraciones en tiempo real, de forma remota o dentro de las instalaciones de la empresa, con el personal o clientes de la misma.
Permite guarda toda la información en la nube y hoy en día es una solución en las empresas para el personal indispensable que no pueda asistir a su trabajo físicamente.