Los mejores Programas de Contabilidad para Pymes y Empresas

Si necesitas encontrar los mejores programas de contabilidad para tu negocio, es importante saber cuál es el que adapta a tus necesidades.

¿No sabes cómo llevar la contabilidad de una empresa? ¿Necesitas ayuda para ponerte al día con tantos procesos administrativos? ¿Desearías una varita mágica que te ayude a sistematizar la contabilidad de tu empresa?

La rentabilidad es un ingrediente clave para tu éxito como propietario de una pequeña o mediana empresa. Necesitas una vista panorámica de tu flujo de efectivo: de dónde proviene tu dinero, cuánto tienes en un momento dado y hacia dónde vas.

Un software de contabilidad de calidad puede ayudarte a hacer eso y un poco más. Pero ¿cómo saber por dónde comenzar al elegir el software contabilidad adecuado para tu negocio? Estamos aquí para ayudar.

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¿Qué es un software de contabilidad y qué hace un contable?

El software de contabilidad es una aplicación informática que registra y procesa las operaciones contables de tu negocio. El software de contabilidad funciona como un sistema de información contable.

Puede ser desarrollado por la compañía que lo usa, o comprado a un tercero, o puede ser un software modificado de terceros para adaptarse a los clientes y sus necesidades.

¿Qué debes tener a la mano antes de adquirir un programa contable?

El software de contabilidad solo es útil si hace lo que necesitas. Es importante tener en claro para que necesitas el software y eso dependerá de las particularidades de tu empresa.

Dependiendo de las necesidades de tu negocio, debes evaluar estas características clave del software antes de comprar un plan:

• Facturación y registro
• Pagos con tarjeta de crédito en línea
• Seguimiento de gastos y tiempo
• Informes financieros y contabilidad
• Nómina de servicio completo que incluye la presentación automática de impuestos de nómina
• La gestión del inventario
• Acceso a la aplicación móvil a datos en cualquier lugar, en cualquier momento

Una vez que tengas esta información, puedes comenzar a evaluar los programas de contabilidad que existen en el mercado. Debes asegurarte de revisar los servicios y productos que se ofrecen. Recuerda que es de vital importancia tener a la mano tus requerimientos.

¿Qué empresas deberían usar software de contabilidad?

La mayoría de las pequeñas, medianas y grandes empresas pueden beneficiarse del software de contabilidad. El software de contabilidad puede ahorrarte tiempo fácilmente con informes automáticos, seguimiento de gastos y facturación, sin mencionar todas las demás funciones útiles.

Las empresas se benefician de tener ganancias, ingresos y gastos comerciales en línea más temprano que tarde. Con todo, el software de contabilidad puede ahorrarte mucho tiempo y dolor de cabeza a medida que tu empresa se desarrolla.

¿Cómo cumple el programa contable los desafíos de tu negocio?

Un verdadero indicador financiero es que el software de contabilidad te permite anticipar y administrar la actividad de tu empresa. Ahorro de tiempo real en la gestión y el seguimiento de las cuentas gracias a la entrada de datos única y al principio de los cálculos automáticos.

La solución de contabilidad te permite garantizar un control detallado de tu flujo de caja diario, en particular gracias a las actualizaciones periódicas de la información de contabilidad vinculada a sus otras soluciones de gestión.

El software de contabilidad te permite tener una visión general rápida y completa de tu negocio con información uniforme y de búsqueda rápida. Evalúa tu desempeño financiero diariamente para anticipar posibles riesgos e identifica fácilmente las oportunidades relacionadas.

5 Consejos antes de elegir los mejores programas de contabilidad para tu negocio

Administrar la salud financiera y la prosperidad de tu negocio es más que solo vender suficientes productos o involucrar a suficientes clientes. Se trata de saber exactamente lo que entra y sale, entender cómo usar esas cifras para su ventaja y ser advertido si ese delicado equilibrio se trata de romper.

La buena noticia es que todas las empresas ya tienen esta información, y desbloquear su potencial es fácil con el software de contabilidad adecuado. ¿Y las malas noticias? Bueno, con una gran cantidad de programas de contabilidad en el mercado, elegir la mejor opción para tu negocio puede parecer un proceso desafiante.

Sin embargo, no hay necesidad de sentirse abrumado; hemos reunido algunos pasos simples para garantizar que encuentres el software de contabilidad adecuado para tu negocio.

Presta atención a los siguientes consejos y encuentra la solución contable que buscas para tu negocio.

1- Enumera las funciones que necesitas ahora (y más adelante)

Antes de comenzar a buscar frenéticamente en Google las diversas marcas y sus beneficios, tómate el tiempo para investigar. El primer paso es escribir una lista de las diversas características que necesitarás en su software de contabilidad.

Considera lo que necesitas ahora y lo que podrías necesitar según los planes de crecimiento para tu negocio.

2- Identifica quién va a usar el software, dónde y cómo

Saber lo que necesitas del software es una cosa, pero también necesitas saber cómo quieres usarlo.

¿Solo una persona dentro de tu empresa accederá al software o habrá varios usuarios? La mayoría de los programas de contabilidad de empresas más utilizados permiten invitar a otras personas a usar el sistema, al mismo tiempo que dan el control sobre lo que ven y las tareas que pueden completar.

Considera si deseas un programa de escritorio o la capacidad de acceder al software en cualquier momento desde cualquier lugar a través de Internet. Los sistemas basados ​​en la nube son una opción flexible que permiten administrar tu negocio de forma remota si estás fuera de la oficina.

Algunos programas de contabilidad también permiten realizar tareas y vigilar la información clave a través de una aplicación móvil. Si esto es importante para ti y para tu negocio, asegúrate de que el programa sea compatible con tu plataforma preferida.

3- Considera tu presupuesto y flujo de caja

En lugar de pagar un precio de compra único para un programa de escritorio, existen software que ofrecen múltiples suscripciones que se pueden pagar de forma mensual o anual. Cada punto de precio vendrá con su propia combinación de características instaladas.

Compara las características que necesitas con las inclusiones de software para identificar el paquete adecuado para ti. Es una buena idea establecer un presupuesto y considerar tu flujo de caja mensual antes de comenzar este proceso.

No olvides considerar también la usabilidad y escalabilidad de cada programa, ya que a veces el más barato ahora te costará más en el futuro cuando te des cuenta de que ya no satisface tus necesidades. Recuerda siempre pensar a futuro.

4- Obtén comentarios de tus compañeros

Una vez que hayas compilado tu lista de resultados de características, comunícate con otros propietarios de la industria y negocios en tu red. Pregúntales sobre el software de contabilidad que usan y qué piensan de él.

Obtener consejos de otros puede ayudarte a reducir tu búsqueda de la miríada de programas de contabilidad disponibles a algunas opciones clave.

5- Habla con tu contador

Tu contador ya tiene una idea del lado financiero de tu negocio, además de que ya está trabajando con múltiples sistemas. Tu contador no solo puede aconsejarte sobre qué software se adapta a tu negocio, sino que también podrá guiarte hacia el software que facilita su vida.

Cuanto más fácil sea la vida para tu contador, más bajas serán sus tarifas de contabilidad.

¿Aspectos generales a considerar para elegir un software de contabilidad?

Además de recibir consejos, evaluar suscripciones y determinar quién, dónde y cómo se usará el software de contabilidad, es necesario considerar las características contables que necesita tu negocio.

La evaluación de futuros escenarios de crecimiento debe considerarse.

Gestión contable externa

La gestión de la contabilidad externa es una solución preferida para la mayoría de los empresarios. Esta opción permite a los profesionales “descargar” las tareas asociadas con el monitoreo financiero. Asimismo, los servicios de un contador facilitarán ciertos procedimientos complejos.

El software utilizado estará vinculado a la firma de contabilidad de la compañía. Un programa dedicado a administrar la contabilidad interna es generalmente fácil de usar.

El ingreso de datos y la lectura de la información a través de la interfaz solo requiere capacitación simple.

Monitoreo interno de datos contables

El monitoreo de la contabilidad interna puede corresponder a ciertas compañías donde las necesidades específicas se establecerán claramente. El software asociado más recomendado para este tipo de operaciones se caracterizará por:

• Mayor seguridad de los datos contables
• Modificaciones y mejoras simplificadas
• Fluidez adicional con respecto a la información relacionada con cuentas y cuentas por cobrar causadas por pagos atrasados
• Reducción de costos vinculados a los servicios de un contador público

Por otro lado, el monitoreo de la contabilidad interna requiere una inversión significativa (responsabilidades adicionales).

Además, el incumplimiento causado por la adopción de nuevas leyes es una posibilidad para considerar.

Cloud o On-Premise: ¿Qué solución elegir?

Vale destacar que la elección del mejor software de contabilidad para una empresa también debe hacerse en base a dos soluciones distintas: la nube y en las instalaciones.

Veamos de que se tratan estas dos opciones. Presta atención, puede ser que esta sea una de tus alternativas de éxito en tu negocio.

Software en las instalaciones

On Premise o software local es un programa adquirido por una empresa. La instalación del programa se lleva a cabo en un dispositivo específico o en una red local (ideal para compartir datos contables). Esta solución te permite:

• Evitar la deslocalización de datos (seguridad optimizada)
• Acceder a tus datos sin conexión a Internet
• Adquirir la licencia de software después de una sola compra (ventaja económica significativa)

Sin embargo, la actualización del software en las instalaciones a menudo requiere cargos adicionales. Las configuraciones técnicas (o de hardware) de un dispositivo deben ser compatibles con el software instalado y dependiendo de la solución deseada, se puede requerir una licencia para cada dispositivo.

En cualquier caso, la capacitación del personal puede ser necesaria.

Software en la nube (Cloud)

El software en la nube no requiere instalación. Del mismo modo, el rendimiento de una computadora se volverá anecdótico. De hecho, estos programas de contabilidad se alojan de forma remota.

Su funcionamiento se puede comparar con algunos servicios populares en la web, como Google Docs, por ejemplo. Varias ventajas caracterizarán esta elección:

• La accesibilidad de los datos contables es permanente; el mal funcionamiento de un dispositivo no provocará dificultades
• No es necesaria la manipulación de actualizaciones de software o mantenimiento
• El proveedor del programa es responsable de los datos almacenados en línea; por lo tanto, se dará prioridad a la protección de su información
• Se ofrece asistencia técnica a los usuarios.

A pesar de estas ventajas existen algunos inconvenientes vinculados con el software contabilidad en la nube: el acceso a un programa SaaS requiere una suscripción (mensual o anual), a veces se requiere un compromiso.

La confiabilidad del proveedor es esencial para evitar los riesgos asociados con la pérdida de datos y el acceso a internet es esencial.