Sage, líder mundial en soluciones de contabilidad, recientemente cambió el nombre de uno de sus productos más conocidos, de Sage One a Contabilidad y Facturación, el cual actualmente se encuentra dentro de un sistema más amplio, llamado Sage Business Cloud Accounting.
El cambio de nombre estuvo acompañado de unas cuantas mejoras en la gestión de contabilidad de las empresas. Es por ello que, Sage Business Cloud Accounting, tiene un funcionamiento sumamente óptimo, y puede ser una excelente opción para las pequeñas y medianas empresas.
Si buscas un paquete de contabilidad básico, económico y basado en la nube, este es el ideal para ti, ya que está diseñado para empresarios y pequeñas compañías que necesitan un seguimiento básico de sus ingresos y gastos.
Índice
De Sage One a Contabilidad y Facturación: ¿Qué es este programa?
Sage One es un software de contabilidad y finanzas, ubicado totalmente en la nube, que resulta sumamente fácil de usar, y está dirigido a pequeñas y medianas empresas.
Tiene capacidad multiplataforma para ser usado en una variedad de sistemas operativos. Puede funcionar en Windows, Mac, iOS y Android, es decir, tanto en ordenadores de sobremesa, como en tabletas y teléfonos inteligentes, lo cual permite que trabajes en cualquier momento y en cualquier lugar.
Brinda seguridad a nivel bancario, con respecto a tus datos y transacciones, y proporciona una atención al cliente y soporte a través del teléfono y del chat en vivo.
Entre sus funcionalidades destacadas, se encuentran la visualización de compras de proveedores y del historial de ventas de clientes, junto con el seguimiento básico de ingresos y gastos, y la importación de estados de cuenta bancarios, que permiten gestionar tu banca y tu flujo de caja.
Procesamiento de cotizaciones
También te permite procesar cotizaciones y enviarlas a tus clientes sobre la marcha. Si necesitas indicaciones para realizar este proceso, puedes utilizar los enlaces del mapa que ofrece, para encontrar las oficinas de tus clientes.
De fácil uso
El programa es fácil de navegar, ya que cuenta con un atractivo tablero de mandos. Las pestañas de resumen en tu página de inicio, te proporcionan una visión general, de forma gráfica, de todo lo relacionado a las ventas, los gastos y el flujo de dinero de tu empresa.
Herramientas básicas y avanzadas
El sistema tiene una mezcla de herramientas básicas (gestión de ingresos y gastos) y avanzadas (multidivisa y permisos de usuario flexibles).
Adicionalmente, admite conexiones con tus cuentas financieras en línea. También, ofrece múltiples procesadores de pago, de modo que los clientes pueden pagar sus facturas mediante una tarjeta bancaria o una cuenta en línea.
Versiones del producto
Sage Business Cloud ofrece una versión Junior, en donde solo ofrece la administración de cuentas de ingresos y de gastos; y la versión conocida por todos, donde brida todas sus funcionalidades. Ambas versiones ofrecen una prueba gratuita de 30 días.
App móvil
Además del acceso al navegador, Sage ofrece una experiencia muy buena tanto en su aplicación iOS, como en la de Android. La aplicación se adapta al trabajo de contabilidad que probablemente harías cuando estás fuera de la oficina o visitando a un cliente.
Flujo de entrada y salida del dinero
En ella, puedes ver tus contactos y transacciones, crear facturas y presupuestos, registrar pagos e introducir gastos. De esta manera, puedes ver el flujo de entrada y salida de tu dinero, y comprobar los gráficos comparativos de rendimiento.
¿Cómo funciona el sistema?
Sage Business Cloud Accounting ofrece más ayuda para la configuración inicial, que la mayoría de sus competidores. En primer lugar solicita lo básico, como la dirección de tu empresa y la fecha de inicio de la misma.
Una vez que hayas completado esos primeros pasos, se abre una nueva pantalla llena de configuraciones del sitio. Esto es bueno, ya que la mayoría de los competidores del sistema te dejan a ti solo la tarea de encontrar como configurar todo el programa.
Esta pantalla contiene enlaces a otras páginas, donde puedes crear o importar clientes y proveedores en formato CSV, conectarte a tus cuentas bancarias, revisar el Plan de Cuentas, introducir saldos iniciales, y revisar el informe de balance de prueba.
También posee herramientas de configuración opcionales, que no es necesario que completes, como la personalización de las facturas y una revisión de las preferencias predeterminadas.
Enfoque diferente de la página de inicio
Sage Business Cloud Accounting en Contabilidad y Facturación, adopta un enfoque diferente a tu panel de control o página de inicio, ya que muestra una página de gráficos y números, que ofrecen una rápida visión general del estado financiero de tu empresa, con saldos de cuentas, totales de ingresos y gastos.
Pestañas del software
Consta de cinco pantallas, a las que se puede acceder haciendo clic en las pestañas: Introducción o configuración (la primera página que se abre), Ventas, Gastos, Estado de flujo de caja y Previsión de flujo de caja.
Las pestañas de Ventas y Gastos, abren pantallas separadas con los gráficos y datos, que otros sitios generalmente mostrarían en su página inicial.
Características de Sage One:
- Administración de clientes y proveedores
- Gestión de tareas
- Seguimiento de proyectos
- Seguimiento de ingresos y gastos
- Gestión del flujo de efectivo
- Creación y envío de facturas en línea
- Vínculo con instituciones financieras (más de 12.000 instituciones apoyadas)
- Soporte de usuarios múltiples
- Acepta pagos en línea a través de Sage Payment Solutions o PayPal
Beneficios del programa
Entre los beneficios que aporta el sistema, antes conocido como Sage One, se destacan mayormente los que te mostraremos a continuación:
Seguridad de alto grado
Utiliza una encriptación de 256 bits para tus datos, igualándose así al nivel de seguridad que posee tú banco online. Los datos del sistema se almacenan en la nube, y están sujetos a una seguridad rigurosa.
Adicionalmente, estos datos también se someten a una copia de seguridad automática e instantánea.
Accesibilidad sin igual para ti y para tu contador
Mientras tengas una conexión a Internet, puedes entrar en el sistema sin importar dónde estés y qué dispositivo utilices. Sólo tienes que abrir tu navegador e iniciar sesión.
Sage One también te permite invitar a otros usuarios para que visualicen la misma información, y uno de estos usuarios puede ser tu contador, el cual puede iniciar sesión en cualquier momento, para asegurarse de que siempre tengas la información actualizada y precisa.
Ambos pueden, incluso, conectarse de manera simultánea, para así colaborar y discutir las finanzas de tu negocio.
Llevas contigo tu aplicación de contabilidad en el dispositivo móvil
Las aplicaciones de Sage están disponibles para dispositivos Android e iOs, como te lo comentamos previamente, permitiéndote así enviar presupuestos y facturas directamente a tus clientes.
Puedes conectarte desde cualquier lugar, para ver la información de clientes, grabar notas, buscar proveedores y contactarlos, directamente desde tu teléfono inteligente.
Del mismo modo, puedes procesar cotizaciones y facturas, o bien, convertir cotizaciones en facturas, y enviarlas por correo electrónico a tus clientes.
Así mismo, puedes utilizar tu teléfono para tomar una foto de tu recibo, ingresar los detalles de tus gastos y actualizar rápidamente tu cuenta bancaria.
Observas tus datos en gráficos y pantallas comprensibles
El tablero de Sage One ofrece pantallas gráficas, para que no tengas la necesidad de leer los informes habituales de texto para lograr entender lo que está pasando en tu negocio. El tablero es personalizable, permitiéndote seleccionar la pantalla que prefieras cuando ingreses al programa.
De hecho, actualmente cuenta con más de 20 pantallas diferentes, entre las que puedes elegir al momento de configurar todo el entorno del sistema.
Ha sido diseñado para ayudarte a navegar fácilmente entre las tareas. Desde el software, puedes ver una lista de todas las cotizaciones existentes y, a medida que tus clientes te dan su opinión, puedes asignar rápidamente un estado a cada cotización (por ejemplo, aceptada o rechazada).
Desde esta misma página, también puedes vincular rápidamente la cotización a una factura. Si deseas enviar, por correo electrónico, el presupuesto al cliente de nuevo, también lo puedes hacer desde este único lugar central.
Existen muchos enlaces rápidos en el software, para diversas actividades y, gracias a un diseño inteligente, son totalmente claros y comprensibles, para que puedas completar las tareas rápidamente.
Te deshaces de las conciliaciones bancarias manuales
El sistema reconoce las transacciones que llegan cada mes y las asigna automáticamente a la cuenta correcta. Puedes enseñarlo a reconocer referencias, y con el tiempo, puedes reducir a la mitad el número de asignaciones manuales que necesitas hacer.
Si utilizas las asignaciones automáticas del banco, jamás tendrás la necesidad de escribir las conciliaciones bancarias en tu libro de contabilidad, ya que puedes enlazarte directamente con la banca por Internet y alimentar tu estado de cuenta directamente desde el sistema.
Posee una zona exclusiva para tus clientes
Cuando se factura a los clientes, se les dirige a su propia zona, donde pueden ver todas las facturas, pagadas o no pagadas, ejecutar un estado de cuenta, actualizar sus datos y, lo más importante, seleccionar fácilmente las facturas que quieren pagar.
Luego, pueden utilizar el propio método de pago del sistema, o cualquiera de su elección que se integre con la plataforma, como PayPal, para realizar el pago, en lugar de tener que ingresar a su propia banca por Internet y crearte como beneficiario.
Funcionalidades importantes de Sage One
Sage One Contabilidad y Facturación ofrece generosas opciones de exportación, y del mismo modo, soporta importaciones CSV de numerosos tipos de datos. Pero adicionalmente, brinda otras funcionalidades que lo hacen un software bastante eficiente.
Formularios de registro completos
Los formularios de registro son sumamente completos, y son incluso mejores que muchos que posee la competencia del software.
Los formularios para clientes, por ejemplo, contienen campos estándar para la información de contacto, límite de crédito, condiciones y actividad (ventas hasta la fecha, última venta, saldo vencido, etc.).
Registros de productos eficientes
Los registros de productos y servicios de Contabilidad y Facturación también son buenos, ya que el sitio ofrece la posibilidad de establecer tres niveles de precios de artículos.
Esto significa que puedes asignar diferentes precios a los artículos y elegir el correcto al facturar a los clientes, en lugar de tener que cambiar los precios manualmente.
Los registros de productos son lo suficientemente eficientes, y la pantalla de actividad de los artículos muestra toda la información necesaria sobre cada producto en una visión general, como la cantidad en stock, el nivel de reordenación, la última venta y el coste medio. También es fácil ajustar la existencia de los productos.
Creación y envío de instrumentos contables
Se pueden crear e imprimir, o enviar por correo electrónico, facturas, presupuestos y estimaciones (el software distingue entre ambos, lo cual es excelente), notas de crédito de clientes y proveedores, y facturas.
Función de entradas rápidas
El programa también ofrece una función llamada Quick Entries (Entradas rápidas), la cual te permite introducir facturas y notas de crédito rápidamente, todo en la misma pantalla.
Plantillas de informe
El sistema ofrece un número suficiente de plantillas de informe, que pueden ayudarte considerablemente en todo el proceso.
Estas plantillas son tanto de aquellos informes que deberían ser ejecutados por el personal de contabilidad con regularidad, como de los que deberían ser generados y analizados periódicamente solo por un profesional de la contabilidad, como lo es: El estado de flujo de caja, las pérdidas y ganancias, y el balance general.
Puntos positivos y negativos del software
A continuación te nombraremos los puntos a favor y en contra, que posee este software de contabilidad y facturación:
Pros
- Herramientas de configuración minuciosas
- Permisos de usuario flexibles
- Buen seguimiento del inventario
- Identificación de departamento y código de costo
- Automatización de las tasas de impuestos de venta
- Buena aplicación para móviles
- No requiere instalaciones
- Datos seguros en la nube
- Los clientes reciben recordatorios de facturas
Contras
- Interfaz un poco anticuada
- No existe seguimiento de tiempo, órdenes de compra, nómina, seguimiento de gastos dedicados o complementos
- A veces se puede tornar un poco lento
Teniendo en cuenta sus beneficios y puntos en contra, ya tendrás una visión completa del software. Sin duda alguna, el cambio de nombre de Sage One a Contabilidad y Facturación, no influyó en las funcionalidades del producto, ya que sigue siendo un excelente software.
